Kiedy okazało się, że powinieneś kupić kasę fiskalną (i zacząć ją stosować) weź pod uwagę, że co prawda kasy szczęścia nie dają, ale lepiej być nieszczęśliwym z dobrą kasą niż ze złą. Produktów na rynku jest sporo i nawet niezły sprzęt, ale źle dobrany może „wysiąść”. Proponuję odwiedzić profesjonalistę, który na podstawie swojego doświadczenia i kilku informacji od Ciebie zaproponuje optymalne rozwiązanie (zapraszamy oczywiście do nas).

Sam moment zakupu kasy nie jest dla Urzędu Skarbowego specjalnie ważny – kasa jest w trybie szkolnym i nic nie wie. Trzeba ją (1) zaprogramować i (2) poddać tzw. fiskalizacji, czyli odblokować pamięć fiskalną (w przypadku kas on-line także połączyć ją z Centralnym Repozytorium Kas). Od tego momentu kasa będzie wszystko „pamiętać” (i wysyłać do serwera Ministerstwa Finansów).

Kasy fiskalne posiadają dokument o podobnym znaczeniu jak dowód rejestracyjny w przypadku pojazdów. Jest to „książka kasy rejestrującej” zwana popularnie książką serwisową. Powinna być wydana podczas fiskalizacji. Serwis odnotowuje w niej wszystkie operacje, jakie podejmuje wobec urządzenia. Pilnuj, proszę, dla Twojego bezpieczeństwa książki serwisowej.

W kasach należy dokonywać przeglądów serwisowych – jest to zestaw kilkunastu czynności sprawdzających poprawność działania urządzenia opisanych w Rozporządzeniu Ministra Finansów. Są tam też określone terminy wykonywania tychże przeglądów. Jeżeli kasa została utracona (zagubiona, skradziona), to po jej odnalezieniu należy ją poddać przeglądowi niezależnie od terminów ustawowych. W nowelizacji Ustawy o podatku od towarów i usług z kwietnia 2019r. określono sankcję finansową za brak przeglądu. Przeglądom należy poddawać wszystkie kasy niezależnie od sposobu i intensywności ich użytkowania (także rezerwowe).

Może się zdarzyć (na przykład po przeprowadzce na drugi koniec Polski), że potrzebujesz zmienić serwis Twojej kasy. W celu załatwienia tych formalności najlepiej udać się do nowego serwisu, a generalnie dokumentem finalizującym jest Protokół Przekazania dostarczony do Urzędu Skarbowego.

Wcześniej, czy później nadejdzie koniec życia kasy – wyczerpie się pamięć fiskalna , zamkniesz działalność lub jeszcze coś innego – niezależnie od przyczyny należy formalnie zlikwidować kasę w Urzędzie Skarbowym (mają ich ewidencję i upominają się). Aby tego dokonać należy zlecić serwisowi wykonanie specjalnego raportu (i skopiowanie pamięci chronionej w kasach on-line) i złożyć odpowiednie zawiadomienia w Urzędzie (w serwisie pomogą je przygotować – przynajmniej my pomagamy).